نکته دیگری از «بسته» آموزش مدیریت که در این بخش برای شما بازگو می کنم. آداب ارتباطات تلفنی یک مدیر با دیگران است. از آنجایی که ارتباطات گستره پهناوری دارد در اینجا فقط به ارتباطات تلفنی می پردازم. بله درست متوجه شدید همین ارتباط تلفنی که به طور معمول هرکس روزانه ممکن است دهها مورد آن را چه با تلفن ثابت و چه با موبایل داشته باشد در مورد یک مدیر که می خواهد یک مدیر موفق باشد به گونه دیگری است. ابتدا چند نکته را فهرست وار می نویسم و بعد در مورد تک تک این موارد بحث می کنم:
  1- چه از قبل مدیر بوده باشید و چه به سلامتی تازگی مدیر شده اید و شماره تلفن همراه خود را دیگران می دانند. حتماً نسبت به خرید یک خط دیگر اقدام کنید و این شماره جدید را حتماً از همه به جز مقامات مافوق پنهان نگه دارید.
  2- شماره موبایل کسانی که باید در دسترشان باشید اعم از مدیران رده های بالاتر و غیره را در گوشی موبایل خود ذخیره کنید تا در هنگام تماس متوجه آنها باشید و پاسخ دهید در غیر اینصورت به هیچ تماسی پاسخ ندهید.
  3- اگر در محل کار هستید به هیچ وجه به تماسهای وارده مستقیماً پاسخ ندهید و بگذارید از طریق منشی با شما ارتباط برقرار شود و به منشی بسپارید که فقط به مقامات مافوق و یا معدود کسانی که خودتان به او معرفی کرده اید ارتباط دهد و بقیه را اعم از خویشان و آشنایان و یا دوستان قدیم یک جوری دست به سر کند. منشی ها این کار را به خوبی بلدند. مثلاً می گویند جلسه دارد و یا مأموریت رفته و یا با خط دیگر در تماس است.
  4- اگر هم می خواهید با کسی تماس تلفنی داشته باشید حتی با اقوام و آشنایان خود باز هم مستقیماً تلفن نزنید. باید منشی شما تماس بگیرد و بعد به شما ارتباط بدهد.
  سخن را کوتاه می کنم و به اختصار در مورد هر کدام از موارد بالا توضیح می دهم:
    1) یک مدیر برای اینکه ابهت داشته باشد باید به راحتی در دسترس نباشد. عوض کردن شماره موبایل هم در همین راستا است. یادتان باشد حتی در راهرو اداره و خیابان هم اگر با کسی از افراد رده های پایین تر از خود برخورد کردید که کاری با شما داشت سر جای خود نایستید که با او صحبت کنید بلکه در حین راه رفتن او را به دنبال خود بدوانید و در حالی که رو به جلو نگاه کنید و به او اعتنایی نمی کنید با او صحبت کنید. یعنی دقیقاً همان رفتاری که مقامات مافوق شما با می کنند!! و صد البته نصایح حکما و مصلحین را به طاق نسیان بکوبید چون مدیران موفق کسانی بوده اند که در این بی ادبی گوی سبقت را از دیگران ربوده اند.
    2) در مورد اینکه شماره چه افرادی را در حافظه موبایل بگذارید و شماره چه کسانی را نگذارید احتیاج به توضیح زیادی ندارد. از طرفی برای این است که مبادا تماس یک مافوق خود را بی پاسخ بگذارید و فرصت چند تا چشم قربان گفتن را از دست بدهید و تازه ممکن است مورد عتاب هم واقع بشوید و از طرفی دیگر برای این است که مبادا اشتباهاً به یک فرد غیر مافوق (حتی دوستان قدیمی ولی به درد نخور) پاسخ دهید و ابهت شما شکسته شود.
    3) در مورد ارتباط ندادن دیگران به شما توسط منشی هم موضوع روشن است شما اصلاً نباید نگران این باشید که مبادا این بنده خدایی که می خواهد تماس بگیرد خدای ناکرده کار اداری داشته باشد. اصلاً کار اداری کیلویی چند؟ شما باید شش دانگ حواستان متوجه این باشد که مقامات مافوق چه فرمایشی دارند و آن وقت برای اجرای آن با سر بدوید مهم نیست که دستور آنان کار اداری باشد یا نباشد. ممکن است گرفتن نمره برای بچه کودن آنها از معلم یا استادی باشد که با شما نسبتی دارید و یا اینکه لازم باشد برای سرویس گارانتی ماشین او خارج از نوبت برای او کاری بکنید و غیره. مطمئن باشید دادن پاداشها و اضافه کاریها و مأموریتهای صوری به این جان نثاریهای شما بستگی دارد نه اینکه در اداره به خوبی انجام وظیفه کرده باشید یا نه!!
    4) این چهارمی را درمورد شخصی که می خواهید با او تماس بگیرید خیلی جدی بگیرید چون ممکن است آن را رعایت نکنید و به طور جدی ضایع شوید!! زیرا اگر آن شخص رئیس و یا مدیر باشد و شما شخصاً شماره او را بگیرید به طور حتم منشی او تلفن را بر می دارد و شما مثلاً اگر بگویید من فلانیم حتی اگر یکی بالا ترین مقامات اداری را هم داشته باشد و پست خود را نگویید مطمئن باشید سرتان به طاق کوبیده می شود و حتی اگر پست خود را هم بگویید ممکن است به شما شک کنند و پیش خود بگویند این چه مقامی است که منشی ندارد. در اینجا خود به عینه اشخاصی را دیده ام که بینی خود را هم نمی توانند بالا بکشند و صرفاً به خاطر اینکه توسری خور خوبی بوده اند به مقامی رسیده اند و وقتی کسانی که بعضاً اشخاص متشخص و محترم و پر سن و سالی بوده اند، از بد روزگار سر و کارشان به آنها افتاده و ناچار شده اند که با آن تازه به دوران رسیده ها تماس تلفنی بگیرند، از سوی منشی آنها مورد بی احترامی قرار گرفته اند. یادتان باشد در مورد دوستان و اقوام خود هم این مورد را رعایت کنید چون آنها هم باید بدانند که شما چقدر مهمید!!